仕事がイヤになったら

日々の仕事は「引継資料を作成している」と考えてみる

「労働は天からの罰」との教えから、仕事が楽しいと言う人は仕事をしていない証拠だ。。。とぼやく方もいらっしゃいます。労働の対価として賃金を受け取っている以上、本来仕事ってものは辛いものです。毎日嫌々ながら仕事を続け、ストレスを溜めていると感じる場合は、「日々の業務=引継資料作成業務」と考えてみます。日々の業務をやっつけ仕事にするのではなく、「利用目的を引継資料とした作業ログ」へ逐次登録しておけば、いつでも辞められると気が楽になる上、実際の引継でも手順書も含めた蓄積ナレッジである「作業ログ」を後任者へ引き渡すだけで完了するため業務効率化にも寄与します。毎日引継資料を作成するために仕事をしているんだと考えれば随分ストレスも減るのではないでしょうか。

仕事を楽しくする方法

「サザエさん症候群」でストレスをためないために

休日でも仕事のことが頭から離れずストレスを溜めてしまう「サザエさん症候群」 ー 仕事と休日のオンオフを完全に切り替えるのは難しいものですが、そのような方には作業ログとToDoリストの登録を徹底してみましょう。作業ログで仕事の振り返りを行いつつ、すべきことはToDoリストへ登録。学生が「予習」「復習」を毎日欠かさないことでクラブ活動を満喫できるというようなイメージでしょうか。作業ログ(ToDoリスト)は「仕事でミスしない=後戻り作業などムダの排除で生産性向上」を目的としますが、明日すべき事を毎日備忘していれば業後は完全にスイッチオフできます。仕事は少しでも楽しく、ストレスゼロとは言わないまでも軽減はすべきです。

作業ログで日々成長

ヒヤリハットは作業ログでスキル貯金

 
日々の業務は作業ログに残すことでスキル貯金!!毎日の自分の成長を実感できる上に振り返りもラク、引継ぎもラク、ミスを予防することで残業も減る。メリットは計り知れませんが、「作業ログ=日報」としないようにしましょう。日報では仕事を増やされてはたまらん!!と、不都合は隠し、良い事しか報告しなくなってしまいます。ヒヤリハット事例はナレッジとして蓄積するため「日報」と「自分のための作業ログ」は一線を画すべきです。

ToDoリストはデータベースに

手帳への書き込みは煩雑になりやすい

 
やることリストは手帳などにメモしなければ必ず忘れてしまいます。いろいろ忙しかったから忘れたんだと開き直っては信用も台無しです。お手軽さは手帳書き込みのメリットですが雑多、煩雑となり情報の整理も大変となります。パソコンのメモ帳などに登録した場合でも、情報が埋もれてしまっては必要な時に必要なデータを取り出せなくなりますので、ToDoリストは締切日順、重要度順、登録日順など並び替えができるようデータベース化が必要となります。

作業ログのメリット

行きつくところは更なる生産性の向上

  • 作業の同時進行でも混乱しない
  • 経緯の振り返りを行えることで問い合わせ対応に時間がかからない
  • 作業経緯、ヒヤリハットがナレッジとなり引継ぎ資料を作る必要がない
  • 進捗を常に把握し事故の芽を摘み取ることができる
  • 何よりもミスを減らすことでムダな仕事を自ら作り出さない

Microsoft Accessを活用

マスタデータだけ共有できれば良い

 
担当者さまによって、業務で管理したい項目は千差万別です。皆が共通して利用するシステムを構築してしまうと、業務をシステムに合わせなければならなくなり、システム化のメリットが半減します。基本情報などのマスタデータのみ共有し、Excelで自分用のブックを作っていくよう、Accessでも自分で利用するデータベースを自分好みに作っていきます。イーユーソリューションズでは、パーソナルツールとしてMicrosoft Accessを担当者さまで使いこなしていただけるよう、プログラミング講習を実施します。

効率化による仕事のスピードアップは重要ですが、イーユーソリューションズは仕事からムダを除外する合理性の追求が生産性向上に繋がるものと考えており、目の前の効率化ばかりにとらわれない先を見据えた業務カイゼンを提案いたします。現状に満足することなく、永遠にカイゼンサイクルを続けていけるよう尽力いたします。